Passager qui annule la veille, forfait employeur : comment se règle le remboursement d'un covoiturage

Le remboursement covoiturage désigne deux choses : la somme rendue au passager qui annule, et la prise en charge par l'employeur des frais de transport domicile travail du salarié, conducteur ou passager. La première relève de la plateforme, la seconde du forfait mobilités durables (FMD).

Faut-il rembourser un passager qui annule la veille ?

Entre particuliers, rien ne l'impose. Le covoiturage est défini par l'article L3132-1 du code des transports comme l'utilisation en commun d'un véhicule par un conducteur et un ou plusieurs passagers, à titre non onéreux, en dehors du partage des frais. Aucun texte ne fixe de délai d'annulation ni de pénalité : c'est donc l'engagement pris au moment de la réservation qui fait foi.

Sur une plateforme de covoiturage qui encaisse le paiement, la réponse figure dans ses conditions générales. La plupart distinguent l'annulation anticipée, remboursée en tout ou partie, de l'annulation tardive, où une part de la contribution peut revenir au conducteur pour compenser la place bloquée. Les frais de service facturés par l'opérateur sont souvent conservés. Ces règles changent d'une application à l'autre et d'une année sur l'autre : lire la rubrique annulation avant de réserver reste le seul moyen d'être fixé.

Sur un site de mise en relation comme celui-ci, où conducteur et passager se règlent directement le jour du trajet, la question se pose autrement. Si rien n'a été versé, il n'y a rien à rendre. Si un acompte a été demandé, le plus simple est d'écrire la règle dans l'annonce elle-même, par exemple « acompte rendu en cas d'annulation plus de 48 heures avant le départ ». Nos conseils pour rédiger une annonce claire sur les conditions du trajet détaillent ce point.

La veille au soir, le conducteur a souvent déjà renoncé à d'autres demandes. Un geste courant consiste à garder une petite partie de la somme, jamais la totalité : la participation ne rémunère pas un service, elle partage des frais de carburant et de péage qui ne seront pas engagés pour un passager absent.

Et si c'est le conducteur qui annule ?

Le passager doit alors récupérer l'intégralité de ce qu'il a versé. Sur une plateforme, le remboursement est en principe automatique et comprend les frais de service. Entre particuliers, un conducteur qui garderait l'argent d'un trajet qu'il n'effectue pas encaisserait une somme sans contrepartie, ce qui n'a plus rien d'un partage de frais. En cas de désaccord persistant, un message écrit récapitulant la réservation et le montant versé sert de justificatif.

Ce que le conducteur a le droit de demander au départ

Le montant demandé à chaque passager détermine ce qui peut être remboursé ensuite. La règle fiscale est simple : tant que la participation couvre uniquement les frais du trajet, elle n'entre pas dans le revenu imposable du conducteur et n'a pas à figurer dans sa déclaration d'impôt. L'administration fiscale considère que le partage reste non lucratif lorsque la somme perçue ne dépasse pas les frais réellement supportés, la part du conducteur exclue.

Pour estimer ces frais, la référence la plus utilisée est le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale, qui intègre carburant, usure et assurance du véhicule. Le barème kilométrique sert de plafond, pas de tarif : un trajet Digne-les-Bains Marseille partagé à quatre ne justifie qu'une fraction de l'indemnité kilométrique totale. La méthode détaillée est expliquée dans notre page pour calculer le prix d'un covoiturage au kilomètre.

Concrètement, la personne qui conduit additionne la distance parcourue, applique l'indemnité kilométrique correspondant à la puissance de sa voiture, ajoute les péages, puis divise par le nombre de personnes à bord en se comptant. Sur une courte distance, par exemple Forcalquier Manosque, l'argent en jeu reste de quelques euros par passager ; sur un trajet vers Nice, la somme devient suffisante pour qu'une annulation la veille fasse perdre de l'argent au conducteur. Le calcul kilométrique donne alors une base objective pour discuter.

Dépasser ce plafond de façon régulière transforme le conducteur en transporteur. Les conséquences touchent l'impôt sur le revenu, les cotisations sociales si l'activité devient habituelle, et surtout l'assurance : un contrat auto ordinaire couvre le transport de passagers à titre gratuit ou en partage de frais, pas une activité rémunérée.

Le forfait mobilités durables : le remboursement covoiturage par l'employeur

Le forfait mobilités durables a été mis en place par la loi d'orientation des mobilités du 24 décembre 2019. Il permet à une entreprise de prendre en charge tout ou partie des frais de déplacement de ses salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail lorsqu'ils utilisent un mode de transport durable. Le covoiturage en fait partie, que le salarié soit conducteur ou passager.

D'après la fiche service-public.gouv.fr relue en septembre 2026, le versement du forfait est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 600 euros par an par salarié, dont 300 euros au plus pour les frais de carburant. Lorsque l'employeur prend aussi en charge un abonnement de transport public, le plafond commun atteint 900 euros par an.

Les autres modes de transport couverts sont le vélo, y compris le vélo à assistance électrique, les engins de déplacement personnels comme la trottinette, l'autopartage de véhicules à faibles émissions et les transports publics hors abonnement. La voiture personnelle utilisée seul, électrique ou non, n'y ouvre pas droit.

Qui peut en bénéficier ?

Le forfait concerne les salariés en CDI ou en CDD, les apprentis et les stagiaires. Un salarié à temps partiel travaillant au moins la moitié de la durée légale perçoit le même montant qu'un salarié à temps plein ; en dessous, la prise en charge est proportionnelle au temps de travail.

L'employeur n'est pas obligé de proposer ce forfait. S'il le fait, par accord d'entreprise ou par décision unilatérale après consultation du comité social et économique, il doit l'appliquer de la même manière à tous les salariés concernés. Le montant apparaît sur la fiche de paie. Il peut aussi être versé sous forme de titre-mobilité, une carte de paiement prépayée utilisable auprès des commerçants et services agréés.

Le FMD n'est pas une rémunération au sens du droit social : c'est un avantage relatif aux frais professionnels de trajet, que la société peut verser sous forme mensuelle ou en une fois. Beaucoup d'entreprises choisissent un versement mensuel, calé sur les jours effectués, avec un critère simple comme un nombre minimal de trajets par mois. Pour le salarié, l'aide financière améliore le pouvoir d'achat sans alourdir ses cotisations sociales ; pour l'établissement, elle s'inscrit souvent dans un plan de mobilité employeur, une obligation de réflexion pour les grandes structures depuis la loi de 2019.

Notre dossier consacré au forfait mobilités durables appliqué au covoiturage détaille la mise en œuvre côté entreprise et les démarches du salarié auprès des ressources humaines.

Dans la fonction publique, un forfait de 300 euros

Les agents publics disposent d'un dispositif proche. Selon le site fonction-publique.gouv.fr, les agents qui font le choix d'un mode de transport alternatif et durable, vélo ou covoiturage, peuvent bénéficier d'un forfait de 100, 200 ou 300 euros par an selon le nombre de jours d'utilisation (30 jours au moins, 100 jours pour le montant maximal). Il concerne les trois versants : fonction publique de l'État, territoriale et hospitalière.

Le versement est soumis à un nombre minimal de jours d'utilisation du mode durable dans l'année, fixé par décret, et proratisé pour les agents à temps partiel ou arrivés en cours d'année. L'agent dépose une déclaration sur l'honneur auprès de son service gestionnaire, généralement avant le 31 décembre de l'année concernée, et le forfait est versé l'année suivante. L'employeur public peut effectuer un contrôle de l'utilisation déclarée.

Depuis les décrets du 13 décembre 2022, ce forfait se cumule intégralement avec le remboursement partiel de l'abonnement de transport en commun. Les agents qui alternent train et covoiturage selon les jours peuvent donc percevoir les deux.

Quels justificatifs pour obtenir le remboursement ?

La preuve de covoiturage est le point sur lequel les demandes échouent le plus souvent. Le salarié ou l'agent doit pouvoir montrer qu'il a réellement partagé ses trajets domicile travail.

• Déclaration sur l'honneur : acceptée dans de nombreux cas, elle précise les jours, le trajet et le rôle de conducteur ou de passager.
• Attestation d'une plateforme : les opérateurs de covoiturage du quotidien transmettent leurs trajets au registre de preuve de covoiturage, géré par l'État, et délivrent un relevé.
• Justificatifs de paiement : reçus, virements entre covoitureurs ou dépenses réglées avec un titre-mobilité.
• Relevé personnel : un simple tableau des dates et des horaires, tenu au fil de l'année, facilite la déclaration.

Le registre de preuve de covoiturage a été créé pour fiabiliser ces informations : il recoupe les données de l'application du conducteur et de celle du passager. Pour un trajet organisé par annonce entre voisins dans le 04, sans application dédiée, la déclaration sur l'honneur reste la voie la plus simple, à condition que l'employeur l'accepte.

La prime covoiturage et les aides locales

De janvier 2023 à janvier 2025, l'État a financé une prime covoiturage de 100 euros destinée aux nouveaux conducteurs qui partageaient des trajets de courte distance via une plateforme partenaire. Elle relevait du dispositif des certificats d'économies d'énergie et était versée par l'opérateur en plusieurs fois selon le nombre de trajets effectués. Ce Coup de pouce a été arrêté au 31 janvier 2025 et n'a pas été remplacé par une prime nationale.

Restent parfois des aides locales : certaines collectivités et autorités organisatrices de la mobilité financent une partie du trajet des passagers ou versent une incitation au conducteur, dans le cadre de la transition écologique. Dans un département rural comme les Alpes-de-Haute-Provence, où les transports en commun sont rares hors des axes Manosque Aix et Digne Marseille, ces dispositifs évoluent souvent : l'information à jour est celle publiée par la région ou l'intercommunalité.

La prime carburant, versée certaines années sous condition de revenu, relève d'une autre logique : elle aide à payer le plein quel que soit le mode d'utilisation de la voiture, et ne constitue pas un remboursement covoiturage.

Les quatre formes de remboursement en un coup d'œil

Éviter les litiges avant le jour du trajet

La plupart des désaccords sur un remboursement viennent d'une règle jamais formulée. Quelques habitudes suffisent à les écarter.

1. Annoncer dès la mise en relation le montant de la participation, ce qu'il couvre et la règle en cas d'annulation.
2. Confirmer la réservation par écrit la veille, par message : ce rappel limite les absences et laisse une trace datée.
3. Éviter de demander la totalité du prix à l'avance pour un trajet ponctuel ; un paiement le jour même règle la question.
4. Pour un trajet régulier vers le lieu de travail, fixer un forfait mensuel et convenir de ce qui se passe en cas de congé ou de télétravail.
5. Pour une annonce relayée sur les réseaux sociaux, Instagram ou un groupe local, reprendre ces conditions en ligne dans la publication, avec un numéro ou une adresse de contact.
6. Vérifier que l'assurance du véhicule couvre bien les passagers transportés en partage de frais.

Sur ce dernier point, notre page sur l'assurance du conducteur et des passagers en covoiturage rappelle ce que prévoit la responsabilité civile obligatoire. Pour les trajets quotidiens, un accord simple et respecté vaut mieux qu'une règle stricte que personne n'applique : le covoiturage entre voisins repose d'abord sur la confiance, et un passager qui annule rarement mérite de la souplesse.

Questions fréquentes sur le remboursement d'un covoiturage

Comment demander le remboursement covoiturage à son employeur ?

Il faut d'abord vérifier que l'entreprise a mis en place le forfait mobilités durables, par accord ou décision de l'employeur. Le salarié transmet ensuite au service des ressources humaines une attestation sur l'honneur ou un relevé de plateforme indiquant ses trajets domicile travail en covoiturage.

Quel est le montant du remboursement covoiturage ?

Dans le secteur privé, l'employeur peut verser jusqu'à 600 euros par an sans cotisations ni impôt, 900 euros en cumul avec l'abonnement de transport public. Dans la fonction publique, le forfait atteint au plus 300 euros par an. Entre covoitureurs, le montant dépend de la contribution versée.

Le conducteur doit-il déclarer les sommes reçues aux impôts ?

Pas tant qu'elles se limitent au partage des frais du trajet, sans bénéfice pour le conducteur. Au-delà, les sommes deviennent un revenu à déclarer et l'activité sort du cadre du covoiturage.

Un passager peut-il exiger d'être remboursé après une annulation tardive ?

Seulement si la plateforme ou l'accord passé avec le conducteur le prévoit. En l'absence de règle écrite, la solution passe par la discussion ; le conducteur qui annule lui-même doit en revanche rendre la totalité de la somme.